Bật mí các cách kiểm tra chính tả trong word 2016 vô cùng đơn giản

Bạn lo lắng về việc mắc lỗi khi đánh máy? Đừng quá lo lắng vì Word cung cấp cho bạn một số tính năng soát lỗi — bao gồm công cụ Chính tả và Ngữ pháp — có thể giúp bạn tạo tài liệu chuyên nghiệp, không có lỗi. Để tìm hiểu rõ hơn về cách kiểm tra chính tả trong word 2016, hãy theo dõi chia sẻ sau cùng với Perspectra.org

Hướng dẫn cách khởi chạy kiểm tra Chính tả và Ngữ pháp:

Từ tab Review, nhấp vào lệnh Spelling & Grammar. Sau đó, công cụ Spelling & Grammar sẽ xuất hiện ở bên phải. Đối với mỗi lỗi trong tài liệu của bạn, Word sẽ cố gắng đưa ra một hoặc nhiều đề xuất. Bạn có thể chọn một gợi ý và nhấp vào Change to correct the errors.

Word sẽ chuyển qua từng lỗi cho đến khi bạn xem lại tất cả chúng. Sau khi lỗi cuối cùng được xem xét, một hộp thoại sẽ xuất hiện xác nhận rằng việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp đã hoàn tất và bạn chỉ cần bấm OK để hoàn thành kiểm tra chính tả và ngữ pháp

Nếu không có gợi ý nào được đưa ra, bạn có thể nhập thủ công và chỉnh sửa lỗi vào tài liệu của mình.

Bỏ qua “lỗi” trong word 2016

Việc kiểm tra chính tả và ngữ pháp không phải lúc nào cũng chính xác. Riêng với ngữ pháp, có nhiều lỗi Word sẽ không để ý. Cũng có khi phần kiểm tra chính tả và ngữ pháp sẽ cho biết có lỗi trong khi thực tế không phải vậy. Điều này thường xảy ra với tên và danh từ riêng khác, có thể không có trong từ điển. Nếu Word cho biết điều gì đó là lỗi, bạn có thể chọn không thay đổi chúng. Tùy thuộc vào lỗi chính tả hay lỗi ngữ pháp, bạn có thể chọn một số tùy chọn.

Đối với “lỗi” chính tả:

• Bỏ qua: Thao tác này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ đó.
• Bỏ qua tất cả: Thao tác này sẽ bỏ qua từ mà không thay đổi từ đó và cũng sẽ bỏ qua tất cả các trường hợp khác của từ trong tài liệu.
• Thêm: Điều này sẽ thêm từ vào từ điển để từ đó sẽ không bao giờ xuất hiện lỗi. Đảm bảo rằng từ được viết đúng chính tả trước khi chọn tùy chọn này.
• bỏ qua lỗi chính tả

Đối với “lỗi” ngữ pháp:

• Bỏ qua: Thao tác này sẽ bỏ qua từ hoặc cụm từ mà không thay đổi chúng.
• Đối với một số lỗi ngữ pháp, Word sẽ giải thích lý do tại sao lại cho rằng điều gì đó không chính xác. Điều này có thể giúp bạn xác định xem bạn muốn thay đổi hay bỏ qua.

Cách kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động

Theo mặc định, Word sẽ tự động kiểm tra tài liệu của bạn để tìm lỗi chính tả và ngữ pháp, vì vậy bạn thậm chí có thể không cần phải kiểm tra riêng. Các lỗi này được biểu thị bằng các đường lượn sóng màu.

• Đường màu đỏ cho biết một từ sai chính tả.
• Đường màu xanh lam cho biết lỗi ngữ pháp, bao gồm các từ bị sử dụng sai.

Một từ được sử dụng sai – còn được gọi là lỗi chính tả theo ngữ cảnh – xảy ra khi một từ được viết đúng chính tả nhưng được sử dụng sai. Ví dụ: nếu bạn sử dụng cụm từ Deer Mr. Theodore ở đầu một bức thư, Deer sẽ là một lỗi chính tả theo ngữ cảnh. Deer được viết đúng chính tả, nhưng chúng được sử dụng sai trong chữ cái. Từ đúng là Dear.

Để sửa lỗi chính tả:

Bấm chuột phải vào từ được gạch chân, sau đó chọn cách viết đúng từ danh sách gợi ý. Từ đã sửa sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Bạn cũng có thể chọn Bỏ qua tất cả các trường hợp của một từ được gạch chân hoặc thêm chúng  vào từ điển.

Để sửa lỗi ngữ pháp:

Bấm chuột phải vào từ hoặc cụm từ được gạch dưới, sau đó chọn cách viết hoặc cụm từ đúng từ danh sách gợi ý. Cụm từ đã sửa sẽ xuất hiện trong tài liệu.

Để thay đổi cài đặt kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động:

Bấm vào tab File để truy cập dạng Backstage view, sau đó bấm vào Options.

nhấp vào Options in Backstage view.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Ở bên trái của hộp thoại, chọn Proofing. Từ đây, bạn có một số tùy chọn để lựa chọn. Ví dụ: nếu bạn không muốn Word tự động đánh dấu lỗi chính tả, lỗi ngữ pháp hoặc các từ thường bị nhầm lẫn, chỉ cần bỏ chọn tùy chọn mong muốn.

Nếu bạn đã tắt tính năng kiểm tra chính tả và / hoặc ngữ pháp tự động, bạn vẫn có thể chuyển đến tab Review và nhấp vào lệnh Spelling & Grammar để chạy một kiểm tra mới.

Làm thế nào để ẩn lỗi chính tả và ngữ pháp trong tài liệu:

Nếu bạn đang chia sẻ một tài liệu như sơ yếu lý lịch với ai đó, bạn có thể không muốn người đó nhìn thấy các đường màu đỏ và xanh lam. Việc tắt tính năng tự động kiểm tra chính tả và ngữ pháp chỉ áp dụng cho máy tính của bạn, vì vậy các dòng có thể vẫn hiển thị khi người khác xem tài liệu của bạn. May mắn thay, Word cho phép bạn ẩn các lỗi chính tả và ngữ pháp để các dòng sẽ không hiển thị trên bất kỳ máy tính nào.

Bấm vào tab File để chuyển đến dạng xem Backstage, sau đó bấm vào Option.

Một hộp thoại sẽ xuất hiện. Chọn Proofing, sau đó chọn hộp bên cạnh Hide spelling errors in this document only và Hide grammar errors in this document only, sau đó bấm OK. Các dòng trong tài liệu sẽ bị ẩn.

Để giúp các bạn hiểu rõ hơn, xin mời tham khảo ngay video mà chúng tôi chia sẻ chi tiết dưới đây nhé!

Trên đây là một vài chia sẻ về cách kiểm tra chính tả trong word 2016 mà bạn có thể tham khảo qua. Đặc biệt là dễ dàng hơn trong việc kiểm soát lỗi và sử dụng Word thành thạo hơn. Với những ai quan tâm và muốn tìm hiểu rõ hơn về các tính năng cũng như các tiện ích khác trong Word, hãy liên hệ với Perspectra.org ngay hôm nay.